采購管理流程 內(nèi)訓(xùn)

一、采購計劃流程說明

目的：

適用于公司所有的的原材料、設(shè)備、備品備件和各種生產(chǎn)及非生產(chǎn)性低值易耗品等物料（不包含辦公用品采購）的月度采購計劃的編制、審核及下達；保證采購預(yù)算對采購計劃的指導(dǎo)作用，確保對于預(yù)算外的采購計劃經(jīng)過適當?shù)膶徟行Ы档筒槐匾牟少彸杀敬_保采購計劃數(shù)量和時間上都可以及時滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：生產(chǎn)部  財務(wù)部  

參與部門: 生產(chǎn)部  財務(wù)部

流程說明：

生產(chǎn)部下達月度生產(chǎn)計劃，計劃分解到周，每月25日下發(fā)下月《生產(chǎn)計劃表》到倉庫；

倉庫接收《生產(chǎn)計劃表》在兩個工作日內(nèi)根據(jù)庫存狀況，將計劃轉(zhuǎn)化為《物料需求計劃表》下發(fā)到采購：

采購在接收到《物料需求計劃表》，兩日內(nèi)根據(jù)采購周期和需求特性制定《采購計劃表》報財務(wù)審核；

財務(wù)接收到《采購計劃表》后，壹日內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存進行審核；

采購在收到財務(wù)審核**的《采購計劃表》后，實施采購作業(yè)。

附件：

《采購計劃表》

《物料需求計劃表》

二、合格供應(yīng)商管理流程說明

目的：

為了穩(wěn)定供應(yīng)商，建立長期互惠供求關(guān)系，向公司長期供應(yīng)原輔材料、零件、部件及提供配套服務(wù)的廠商。

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：技術(shù)部  研發(fā)部  

參與部門: 采購部  品管部  技術(shù)部  研發(fā)部  生產(chǎn)部

流程說明：

采購部依照公司正常性生產(chǎn)原材料或非正常性生產(chǎn)的原材料，由技術(shù)部/研發(fā)部提供的技術(shù)標準，采購部利用各種管道尋找供應(yīng)商。

采購部對初選供應(yīng)商分別記錄并做出《 供應(yīng)商調(diào)查表 》、對供應(yīng)商員工、生產(chǎn)能力、認證證書、產(chǎn)品檢驗報告等。

對合乎要求采購部組織技術(shù)部、研發(fā)部 、品管部、 生產(chǎn)部對供應(yīng)商進行初步評審。

初步評審未經(jīng)**則返回重新尋找供應(yīng)商，經(jīng)**后進行小批量試制，試制產(chǎn)品經(jīng)技術(shù)、品管、研發(fā)鑒定，未經(jīng)**則重新要求供應(yīng)商試制，試制三次不合格，則重新尋找供應(yīng)商；鑒定經(jīng)**，采購部組織進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察合格后，進行小批量試產(chǎn)，試產(chǎn)三次不合格，則重新尋找供應(yīng)商，**后納入《 合格供應(yīng)商名錄表》。

日常采購部按供應(yīng)商管理辦法進行考核

附件：

《供應(yīng)商調(diào)查表》

《合格供應(yīng)商名錄表》

《供應(yīng)商年、季度評審表》

三、生產(chǎn)物料采購流程說明

目的：

規(guī)定物料采購流程，為了保證購買性價比更好的物料和保證物料的保質(zhì)保量按期交貨。

規(guī)定采購合同評審的流程，確保物料采購合同有效性和實用性。

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門： 品管部   

參與部門: 采購部 供應(yīng)商 品管部  財務(wù)部

流程說明：

倉庫根據(jù)《采購計劃表》編制《申購單》，經(jīng)財務(wù)審批，總經(jīng)理審核傳至采購部；

采購部根據(jù)申購單，判斷物品是否特殊采購，選擇供應(yīng)商下達《采購訂單》或合同；

《采購訂單》或《采購合同》下達后，采購人員對供貨周期進行跟蹤；

貨物送到后，采購人員攜物品開《驗收入庫單》送至品質(zhì)管理部檢驗（驗收單一式五聯(lián)：存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián)、核算聯(lián)、檢驗聯(lián)）；判定為不合格品走不合格品控制流程，合格產(chǎn)品辦理入庫作業(yè)。

附件：

《申購單》

《采購合同》

《驗收入庫單》

四、外協(xié)采購流程說明

目的：

為了確保本公司外購產(chǎn)品均能符合適質(zhì)、適時、適價并適時供應(yīng)本公司銷售計劃所需產(chǎn)成品優(yōu)質(zhì)的品質(zhì)及售后服務(wù)之合格外協(xié)廠商。 

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：品管部  

參與部門: 采購部  品管部   財務(wù)部 

流程說明：

采購人員根據(jù)采購計劃,判斷物資是否需要外協(xié)采購，如需外協(xié)采購，進行詢價、比價、議價流程；

形成比價單后報財務(wù)審批；

確定外協(xié)供應(yīng)廠商，外協(xié)廠商的確認需組織品管部、技術(shù)部等共同參加；

采購與其外協(xié)廠商簽訂協(xié)議書（包括供貨合同和品質(zhì)保證書），進行采購作業(yè)。

附件:

采購合同表

比價單

五、采購付款流程說明

目的：

適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產(chǎn)的所有采購與付款。

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：財務(wù)部   

參與部門: 采購部   財務(wù)部 總經(jīng)理

流程說明：

采購物資經(jīng)檢驗合格入庫，要求供應(yīng)商開具發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通）與驗收入庫單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發(fā)票手續(xù)。

編制付款申請單，先由部門部長審核然后交至財務(wù)部長審核無誤后呈交總經(jīng)理審批；未經(jīng)審批則返回重新核對。

總經(jīng)理審批**后將付款申請單交至財務(wù)部安排付款、發(fā)票核銷。

附件：

付款申請單

六、采購預(yù)付款流程說明

目的：

適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產(chǎn)的所有采購與付款。

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：財務(wù)部   

參與部門: 采購部   財務(wù)部

流程說明：

編制《預(yù)付款申請單》，先由部門部長審核然后交至財務(wù)部長審核無誤后呈交總經(jīng)理審批；未經(jīng)審批則返回重新核對。

總經(jīng)理審批**后將預(yù)付款申請單交至財務(wù)部安排付款。

采購物資經(jīng)檢驗合格入庫，及時跟催并要求供應(yīng)商開具發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通）與驗收入庫單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發(fā)票手續(xù)。

附件：

付款申請單

七、原材料入庫流程說明

目的：

對本公司進料的數(shù)量進行控制，確保進料數(shù)量準確，滿足生產(chǎn)的需要。 

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：倉庫  

參與部門: 采購部     財務(wù)部

流程說明：

倉庫根據(jù)采購人員送達的驗收入庫單點收貨物（只限于合格產(chǎn)品），核對是否有誤，無誤后倉庫按指定的區(qū)域儲放。若是生產(chǎn)急料，倉管可放生產(chǎn)備料區(qū)。

點收完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務(wù)。

附件：

驗收入庫單

八、原材料出庫流程

目的：

對所有原材料出庫工作的規(guī)范化管理，滿足生產(chǎn)的需要。

流程角色：

主導(dǎo)部門：倉庫

配合部門：生產(chǎn)部 

參與部門: 倉庫   財務(wù)部

流程說明：

倉庫所有材料出庫，均需憑有效之《領(lǐng)料單》予以發(fā)料。

生產(chǎn)部領(lǐng)用材料,倉庫憑生產(chǎn)技術(shù)部門的用料定額和生產(chǎn)部負責(zé)人簽發(fā)的領(lǐng)料單發(fā)料。

發(fā)料完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務(wù)。

附件：

領(lǐng)料單

九、成品（含外協(xié)）入庫流程說明

目的：

對本公司成品、外協(xié)品入庫要求及規(guī)范化管理，滿足出貨的需要。

流程角色：

主導(dǎo)部門：倉庫

配合部門：生產(chǎn)部 

參與部門: 倉庫     財務(wù)部

流程說明：

所有成品入庫，倉庫根據(jù)《入庫單》點收貨物，核對是否有誤，按指定的區(qū)域、產(chǎn)品的分類堆放。若是急發(fā)貨，倉管可安排暫放在待發(fā)貨區(qū)。

點收完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務(wù)。

附件：

入庫單

十、成品出庫流程說明

目的：

對公司出貨進行控制，確保出貨準確無誤，防止成品品質(zhì)在出貨前發(fā)生變異。

流程角色：

主導(dǎo)部門：商務(wù)部

配合部門：倉庫   生產(chǎn)部

參與部門: 采購部  財務(wù)部

流程說明：

倉庫接到經(jīng)審核的《發(fā)貨通知單》后，應(yīng)及時辦理相關(guān)出庫手續(xù)；

開具《出門證》經(jīng)綜合部審核后會同貨物發(fā)給運輸單位；

發(fā)貨完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務(wù)。

附件：

發(fā)貨通知單

送貨單

出門證

十一、呆滯料管理流程說明

目的：

對公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的呆滯料進行及時有效的預(yù)防控制和處理。防止庫存資金積壓，提高物料儲存能力、提高存貨周轉(zhuǎn)率，促進公司資金的良性運作。 

流程角色：

主導(dǎo)部門：采購部

配合部門：技術(shù)部  品管部  

參與部門: 采購部  品管部  技術(shù)部  財務(wù)部

流程說明：

定義：呆滯料是指入庫時間達到或超過6個月，沒有使用的原材料或沒有發(fā)貨的產(chǎn)成品

倉庫負責(zé)提供《呆滯料報表》，配合相關(guān)部門作好呆滯料處置工作，包括可回收利用的呆滯料的更換以及外協(xié)物料產(chǎn)生的呆滯料返工返修、退換等聯(lián)系工作。

采購部依照呆滯料報表組織技術(shù)部、研發(fā)部、品管部、進行初步確認是否報廢或保留、是否可以轉(zhuǎn)售。

采購部將《呆滯料報表》呈總經(jīng)理審批。

倉庫應(yīng)根據(jù)處理結(jié)果對呆滯料出庫報廢或轉(zhuǎn)售及記錄臺賬。

財務(wù)部負責(zé)對呆滯料處置過程的監(jiān)控、核價、評估及賬務(wù)處理等工作。

附件：

《呆滯料報表》