課程目標

提高中層管理者技能

課程大綱

　　**部分  職業素養篇

　　一、秘書/行政助理職業特性與素質要求

　　1、秘書/助理人員的自我角色定位

　　◇  初級秘書/助理：事務性文員

　　◇  中級秘書/助理：事務性文員＋協助管理

　　◇  高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

　　——視頻：為什么不提拔我？

　　——現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

　　2、優秀秘書/助理人員的勝任素質

　　◇  如何提升秘書/助理人員的素質

　　◇  優秀秘書與一般秘書的差異

　　——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

　　**種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

　　二、秘書/助理的職業生涯規劃

　　1、什么是職業生涯規劃？

　　2、為何要進行個人職業生涯規劃？

　　◇  分析自我，確立人生的方向

　　◇  準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢

　　◇  看到秘書/助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力

　　——小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏

　　3、職業生涯規劃的簡單步驟

　　◇  掌握SWOT分析工具進行自我分析

　　◇  運用“5W提問”法進行自我分析

　　→ What I am? 我是什么樣的人？

　　→What I want? 我想要什么？

　　→What I can do? 我能做什么？

　　→What fit I most? 什么是適合我？

　　→What I can choose？我能夠選擇什么？

　　——走進實戰： “我的命運我把握，我的前途我做主?！?/span>

　　運用SWOT分析工具認識自我

　　三、秘書/助理商務禮儀規范

　　1、塑造良好的個人職場形象

　　◇  著裝的TOP原則

　　◇  “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

　　◇  恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人

　　——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

　　2、基本商務禮儀

　　◇  辦公室禮儀

　　◇  接待禮儀

　　◇  電話禮儀與應對技巧

　　——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

　　四、辦公室5S管理

　　◇  5S的概念

　　◇  推行5S的重要性

　　◇  如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

　　◇  長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

　　——現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧  第二部分  工作技能篇

　　一、時間管理及工作統籌技巧

　　◇  時間管理的誤區

　　◇  時間管理的原則

　　√目標管理與80/20法則

　　√緩急輕重的優先管理

　　√個人時間與領導工作時間計劃與安排

　　◇  時間管理小竅門

　　◇  辦公室接待與電話處理

　　◇ 上級的時間管理與安排

　　◇  自我情緒控制與壓力管理

　　◇ 上司出差日程管理與工作計劃

　　——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

　　我們每個人的生命就是**時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。

　　每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，

　　但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

　　二、會務組織與管理

　　◇  成功組織會議的技巧

　　◇  組織階段的工作：

　　——會前準備

　　——會中協助

　　——會后整理

　　◇  會議座次安排的學問

　　——練習：小組討論：如何協助召開公司例會

　　→  案例：如何應對會議中的“漏洞”？

　　三、信息、文檔管理與運用

　　1、信息收集

　　◇  信息工作的六個基本要求和三個訣竅

　　◇  收集信息工作的三個訣竅

　　◇  信息的查實及傳遞

　　◇  信息的儲存與保密

　　2、文檔管理

　　◇  文檔分類及儲存的工作規范

　　◇  文檔查閱及分裝的工作規范

　　◇  文檔銷毀及保密的工作規范

　　——案例：李秘書的返工引起的深思

　　四、行政公文寫作技巧與處理實務

　　1、行政公文寫作的基本要求

　　2、行政公文的格式

　　3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例

　　◇  通用公文：

　　→ 報告

　　→ 請示

　　→ 批復

　　→ 函

　　→ 決定

　　→ 公告

　　→ 通告

　　◇    事務公文：

　　→ 工作計劃

　　→ 工作總結

　　→ 會議紀要

　　◇    禮儀文書：

　　→ 請柬

　　→ 介紹信

　　→ 推薦信

　　——案例分享：請示/報告混為一體

　　撰寫初稿練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫  第三部分  統籌管理篇

　　一、    秘書/助理人際溝通與工作協調技巧

　　——游戲導入：**“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

　　1、成功溝通的秘訣

　　◇  學會聆聽：不輕易打斷對方的話

　　◇  怎樣反問：了解對方的需求

　　◇  如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是

　　◇  表明立場：拒絕的藝術

　　◇  提出解決方案：提出2-3個解決方案

　　——案例：如果是你該怎么說？

　　為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

　　2、有效溝**程及環節

　　◇  信息發送、接收、反饋

　　◇  有效發送的技巧

　　——現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

　　3、認識你的溝通對象

　　◇  與上級溝通的原則

　　◇  與各種性格的領導打交道技巧

　　◇  跨部門的溝通技巧

　　——游戲：究竟是誰的錯？

　　二、行政管理人員辦公室事務管理

　　◇  后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

　　◇  辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）

　　◇  員工安全和保密工作

　　◇  公共關系管理

　　全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末

　　——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？

　　三、事物性項目性工作的組織管理

　　◇  事務工作有哪些

　　◇  學會列事務清單

　　◇  用項目計劃管理工作

　　——沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施

　　四、課程分享：我學到了什么？